Aansturing op uitzonderingen in de logistiek, het lijkt haast onmogelijk. Een werkdag binnen de logistiek is namelijk nooit hetzelfde. Dat zou natuurlijk ook heel erg saai zijn. Van links en rechts vliegen verschillende zaken je kant op. De dag vliegt voorbij en je hebt flink wat zaken afgerond. En één ding is zeker, morgen ga je er met dezelfde energie weer vol tegenaan. Maar je kunt jezelf het volgende afvragen: ben je wel met de juiste zaken bezig geweest? Heb je vandaag kunnen doen wat je écht wilde doen? Hoeveel tijd heb je verspilt met het controleren van zaken die er eigenlijk niet toe doen?

Aansturing logistiek: tijdverspillende zaken

Niet toekomen aan de dingen die je had gepland, waar komt dat door? Vaak doordat je tijd besteedt aan zaken die niet gepland zijn, in plaats van een efficiënte aansturing op logistieke zaken. De zogenaamde tijdverspillers, deze vallen binnen de categorie brandjes blussen. Soms staat iets nou eenmaal in brand en moet er een oplossing komen. Vaak vinden we dat we iets moeten doen omdat we denken iets gezien te hebben wat niet klopt. Gevolg is dat we ‘het wel even uitzoeken’. Na flink wat uren zoeken komen we tot de conclusie dat er niets aan de hand blijkt te zijn. Daarnaast besteden we ook tijd aan het controleren van allerlei gegevens die goed blijken te zijn. Dit hoort nou eenmaal bij ons werk. Beide zijn wat mij betreft een vorm van verspilling.

Aansturing logistiek: zie jij door de bomen het bos niet meer?

Gegevens! We hebben er steeds meer van en het wordt steeds belangrijker. Zeker wanneer het een goede aansturing in de logistiek betreft. Dit is zeker waar. Meten is weten en kennis is macht. Alle onderdelen van onze supply chain leveren bergen aan waardevolle informatie. Informatie die we nodig hebben om onze processen bij te stellen. Deze grote hoeveelheid aan informatie zorgt ervoor dat we nog meer gaan controleren. Hier gaat het dan ook fout. Aan de ene kant is alle informatie erg relevant. Aan de andere kant vertroebelt de hoeveelheid informatie onze focus op de belangrijkste zaken. Hier gaat de hoeveelheid aan informatie zijn doel dan ook voorbij. Zijn we nog wel efficiënt bezig? 

Aansturing logistiek: enkel focus op uitzonderingen

Wanneer systemen goed zijn ingericht, dan is het mogelijk om enkel op uitzonderingen aan te te sturen. Laten we als voorbeeld planning nemen. De planning van de meeste processen bestaat uit een groot aantal taken die we nauwlettend in de gaten houden. Planningen worden vaak bijgesteld met alle gevolgen van dien. Alle betrokkenen, intern en extern, worden geïnformeerd over deze wijzigingen waarna vervolgens hun eigen planning ook aangepast wordt. De gevolgen van een kleine aanpassing in de planning worden vaak niet overzien. Sterker nog, als deze wel te overzien zouden zijn zouden we de aanpassing misschien wel helemaal niet doen.

Zou het niet fantastisch zijn om de gevolgen van een aanpassing direct inzichtelijk te hebben? Beter nog! Hoe zou het zijn als het systeem zelf alleen de noodzakelijke aanpassingen inzichtelijk maakt voor de planner? Zouden we dan de planning, bijvoorbeeld in de vorm van een balkenplanning, nog wel nodig hebben? Nee, dat zouden we niet. Uiteraard is alle informatie die in een planning staat nog steeds wel noodzakelijk. We laten het alleen niet meer aan de planner zien. We tonen enkel de uitzonderingen en daarvoor hebben we niet een complete balkenplanning nodig.

Aansturing logistiek: een betere interface

Gek genoeg is er veel informatie nodig om een systeem de juiste uitzonderingen te laten detecteren. Daarnaast is een goede interface voor de operator noodzakelijk zodat deze wordt gevoed met de juiste uitzonderingen die echt aandacht behoeven. De beste interface voor een operator bestaat naar mijn idee uit een scherm met hierop één lampje dat gaat branden als er een uitzondering is die aandacht behoeft. Als deze is opgelost gaat deze weer uit. Op deze manier gaat alle aandacht en focus naar één onderwerp per keer. Dit voorkomt ook dat we informatie gaan controleren die niet gecontroleerd hoeft te worden. Uiteraard is dit makkelijker gezegd dan gedaan. Een derde uiterst belangrijk ingrediënt voor deze werkwijze is “vertrouwen”. Vertrouwen op de juistheid van de informatie en de kwaliteit van het systeem dat “de beslissingen” neemt.

Afscheid nemen van alle bestaande systemen?

Zeker niet zou mijn antwoord zijn. Bestaande systemen bevatten namelijk een heel groot deel van alle benodigde informatie. Een bewezen bron waarin veel vertrouwen is opgebouwd over de jaren. Juist deze informatie is nodig om een goede flexibele interface te ontwikkelen die het mogelijk maakt om op de uitzonderingen te gaan sturen. Een maatwerk interface, gekoppeld aan een robuuste backoffice, kan met een low-code platform als Mendix vaak goed worden gerealiseerd.

Wil je weten wat we voor jullie bedrijf kunnen betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op.