Software ondersteunt organisaties, organisaties veranderen en dus is het op een gegeven moment tijd voor nieuwe software. Om te kijken welk pakket het beste past voer je dan een software pakketselectie uit. Logisch, toch? Wij vinden van niet.

Verandering is een gegeven

Mensen en organisaties ondervinden continu aan den lijve dat omstandigheden veranderen. Informatiebehoeftes, samenwerkingsvormen, wetgeving, technologische mogelijkheden, het zijn allemaal zaken die in hoog tempo veranderen. De ene verandering is acuut en abrupt, de andere geleidelijk. Feit is dat we ons als organisaties moeten aanpassen om relevant te blijven in onze omgeving. Dus dat doen we. We passen ons aan, door onze strategie en tactiek te wijzigen, nieuwe business modellen te ontwikkelen, processen anders in te richten en functies te veranderen. Omdat software in al deze zaken ondersteunend is, ontstaat er een gat: er is een verschil tussen de behoefte van de organisatie en het aanbod vanuit de ondersteunende automatisering. Tijd voor een nieuw pakket?

De mismatch tussen proces en software

Het aanschaffen en implementeren van een nieuw ‘pakket’ is vaak helaas geen duurzame oplossing. Het is een technische oplossing die een set standaardfunctionaliteit levert met in het beste geval een beperkte mate van flexibiliteit. Of het nou gaat om een ERP, TMS, WMS, FMS of een ander type pakket. Het starten van een vergelijkend onderzoek ligt op de loer: welk pakket past het beste bij de wensen of heeft het meeste te bieden? Het probleem is dat er in veel gevallen een cyclus zal ontstaan: er wordt nieuwe software aangeschaft om een proces te ondersteunen, dat proces verandert en er ontstaat opnieuw een mismatch. Wellicht evolueert het pakket gaandeweg, maar gaat dat wel snel genoeg en in de gewenste richting?

Relevant blijven in je omgeving

De vraag is niet welk pakket het beste past bij het wensenlijstje. De vraag is hoe je als organisatie een fundering creëert die je in staat stelt om te evolueren en relevant te blijven in je omgeving. Hoe verandering geen hoofdpijndossier wordt, maar hoe je het omarmt en er je voordeel uit haalt. Hoe werkt dat in de praktijk? Stap 1: breng structuur aan in verandering. Welk proces verandert in welk tempo? Het ‘Bimodal IT’ model van Gartner is één van de manieren om hierin bewustzijn en een tweesporenbeleid te creëren. Dit model stelt dat een organisatie en haar IT zijn opgebouwd uit twee modi:

• Mode 1 is geoptimaliseerd voor processen die langzaam en weinig veranderen (en daarom mogelijk voorspelbaar zijn);
• Mode 2 is geoptimaliseerd voor processen die vaak en/of snel veranderen (en daarom mogelijk onvoorspelbaar zijn).

Een organisatie zal in de meeste gevallen uit beide modi bestaan. Er zullen dus zowel processen en applicaties zijn die in Mode 1 opereren als in Mode 2. In welke modus een proces en applicatie zich bevinden wordt bepaald door hoe er met het proces, de applicatie en de levenscyclus wordt omgegaan en hoe dit door de onderliggende technologie wordt geborgd. Een Transport Management Systeem (TMS) kan bijvoorbeeld in de ene organisatie een Mode 1 applicatie zijn en in de andere een Mode 2 applicatie.

IT als enabler

IT is alleen een kostenpost wanneer de verkeerde keuzes gemaakt worden. Iedere zoveel jaar nieuwe software aanschaffen die vervolgens in hoog tempo veroudert, is inderdaad zonde van het geld en een bron van frustratie. In stap één is bepaald welke processen en daarmee applicaties in welk tempo veranderen en dit is waardevolle informatie:

• Processen in Mode 1 veranderen langzaam en weinig. Software in Mode 1 is daarom ‘built to last’ en verandert langzaam en sequentieel. Over het algemeen zijn deze kenmerken te vinden bij standaardpakketten en een pakketselectie is dan een logische vervolgstap. Het is daarin verleidelijk om te focussen op de gewenste functionaliteit of een vergelijking van de functionaliteit van verschillende pakketten. Het draait echter om het ondersteunen van uw unieke bedrijfsproces. Het is daarom zaak om het te ondersteunen proces in kaart te brengen en de beschikbare pakketten te selecteren op basis van hoe goed ze dit proces ondersteunen.
• Processen in Mode 2 veranderen vaak en/of snel en zorgen ervoor dat eventueel aangeschafte software snel veroudert. Deze processen vragen om een platform waarmee in hoog tempo flexibele software op maat kan worden gerealiseerd. Software in Mode 2 is dus ‘built to change’. Een voorbeeld van een dergelijk platform is Mendix. Doordat dit platform modelgedreven is wordt de business leidend in de realisatie van applicaties, wordt de samenwerking met IT verbeterd en kan snel flexibele software worden gerealiseerd.

De valkuilen van pakketselecties

Kortom, er is een plaats en tijd voor pakketselecties. De grootste valkuil is dat in processen die snel veranderen vaker de behoefte zal ontstaan om het ondersteunende pakket te wijzigen. Dit is precies het type situatie waarin een standaardpakket en pakketselectie niet de oplossing zijn. Wanneer een pakketselectie wel de juiste aanpak is, is het verleidelijk om aan de hand van een wensenlijst een vergelijking te maken. Dit terwijl de hele selectie in eerste instantie draait om het ondersteunen van je bedrijfsproces en niet om welke functionaliteit er allemaal te koop is. Breng daarom je organisatie en het te ondersteunen proces in kaart en zoek de fundering die daar bij past.

Ben je benieuwd hoe je binnen jouw organisatie software kunt optimaliseren? Bespreek je uitdagingen met ons tijdens een gratis consult: