In de jaren 90 waren ERP-systemen enorm in opkomst. Software die alle grote hoofdprocessen in een organisatie ondersteunt en daarmee de digitalisering op gang bracht. Inmiddels zijn ze niet meer weg te denken uit onze organisaties, maar zitten ze soms wel in de weg. Waar ligt dit aan? Dit soort applicaties zijn gebouwd om het lang uit te houden, niet om flexibel te zijn. We zien dan ook vaak dat er verouderde ERP-software wordt gebruikt en dat deze niet meer voldoet aan de eisen van nu. Dat laatste is niet zo gek, het was immers nooit bedoeld om mee te groeien met je organisatie. In een poging dat nadeel te verhelpen bevatten veel ERP-implementaties allerlei maatwerk of creatieve implementaties. Wat is belangrijk om te weten voordat je een ERP vervangt?
Beperkingen en waarde van Metacom
We zien het bijvoorbeeld in veel bouwbedrijven. In deze branche is Metacom een bekend en veelgebruikt ERP. Een ERP als Metacom heeft absoluut waarde voor een organisatie, maar het heeft ook beperkingen. Als standaardpakket is het built to last en niet built to change. In de loop der jaren verandert een organisatie en haar omgeving, er ontstaat dan een nieuwe behoefte voor ondersteunende software. In eerste instantie wordt dit vaak opgelost door maatwerk in het ERP te bouwen. Kleine uitbreidingen, om het proces en de gebruikers net wat beter te ondersteunen. Maar ook komt het voor dat er naar een creatieve oplossing wordt gezocht, bijvoorbeeld door functionaliteit anders in te zetten dan voorheen.
Maatwerk in een ERP een probleem?
Maatwerk in een ERP kan zeker een probleem vormen. Het maakt het up-to-date houden van het ERP kostbaar, want vaak moet het maatwerk bij nieuwe versies (deels) opnieuw gebouwd worden. Dan moet je allereerst hopen dat de kennis over het maatwerk ergens opgeslagen ligt. Zo niet, dan begin je feitelijk opnieuw. Ook creatieve oplossingen binnen een ERP zorgen voor problemen. Wanneer je functionaliteit voor andere doeleinden gebruikt dan waar deze voor bedoeld is, ontstaat een gebrek aan structuur en kwaliteit in de onderliggende data. Dit zorgt voor problemen wanneer je deze wilt hergebruiken. Bijvoorbeeld wanneer je koppelt met andere applicaties zoals business intelligence, BIM of mobiele applicaties. Of wanneer je middels een bepaalde standaard (bijvoorbeeld SALES voor de bouw, tegenwoordig de DICO Digital Standard) met ketenpartners wilt communiceren.
Het begin van een nieuwe ERP implementatie
Waar moet je eigenlijk beginnen als je een nieuw ERP wilt implementeren? Je begint bij het uitkleden van je oude ERP. Door het maatwerk eruit te halen en ergens anders onder te brengen, maak je het ERP weer standaard. Daar wordt het een stuk lichter van en soms kan het daardoor zelfs weer een tijd langer mee. Het is immers ontworpen om standaard functionaliteit te bieden en dat lange tijd vol te houden. Zolang het daar aan voldoet, is er misschien helemaal geen reden om het te vervangen. Past bepaalde functionaliteit niet meer? Dan vervang je gefaseerd de kernfuncties. Waar vroeger het ideaal was om alle functionaliteit in één applicatie te stoppen, het ERP, wordt tegenwoordig voor een best of breed strategie gekozen. Voor ieder onderdeel van je organisatie zoek je dan een oplossing die het beste past.
Maatwerk naar Mendix verplaatsen
De verschillende applicaties koppel je vervolgens met elkaar. Misschien is er inmiddels een standaardoplossing beschikbaar die de gewenste functionaliteit biedt en met het ERP gekoppeld kan worden. Zo niet, dan blijft maatwerk de oplossing en ligt de keuze voor een applicatieplatform als Mendix voor de hand. Stap voor stap breng je al het maatwerk naar dit platform en bouw je een moderne, flexibele applicatie die de gewenste functionaliteit biedt. Ook realiseer je een koppeling met je ERP voor de benodigde uitwisseling van data. Hierdoor kleed je dus het ERP uit én breng je gaandeweg al het maatwerk binnen je organisatie onder in één technologie. Het resultaat is niet alleen tevreden eindgebruikers maar ook een versimpeld applicatielandschap. Deze versimpeling heeft nog veel meer voordelen, lees hierover in je applicatielandschap versimpelen met mendix .
Starten bij je bedrijfsprocessen
Een belangrijke stap is dus het analyseren welke functies er eigenlijk nodig zijn. Wat kan er vervangen worden en wat moet opnieuw worden gebouwd? Dit begint bij je bedrijfsprocessen. Het gaat immers niet zozeer om welke functionaliteit er mogelijk is, maar welke er nodig is om je organisatie zo goed mogelijk te ondersteunen. Bedrijfsprocessen zo goed mogelijk ondersteunen is ons specialisme.
Gebruikt jouw organisatie Metacom of een ander ERP en zijn bovengenoemde uitdagingen herkenbaar? Schrijf je dan in voor een gratis consult. Daarin verkennen we samen geheel vrijblijvend de uitdagingen van jouw organisatie, welke oplossingsrichtingen er zijn en hoe je kunt beginnen.
