Denk je eraan om Baan ERP te vervangen of misschien uit te faseren? Dan herken je wellicht de volgende uitdagingen. Vandaag de dag is ERP-software niet meer weg te denken uit de industrie. Sinds de opkomst ervan in de jaren 90 zijn hele organisaties ermee gedigitaliseerd. Commercial of the Shelf (COTS) software zoals een ERP heeft als uitgangspunt om standaardfunctionaliteit te bieden en daarin zeer stabiel te zijn. Er zijn vaak allerlei zaken te configureren, maar toch mist een ERP echte flexibiliteit. Gaandeweg ontstaan daardoor problemen. De wereld om ons heen verandert en organisaties veranderen mee. Dat geldt ook zeker voor de verwachtingen die medewerkers hebben van automatisering. Met de opkomst van smartphones, tablets en gebruiksvriendelijke apps is men gewend geraakt aan gemak en verouderde ERP-software biedt dit niet. Omdat ERP’s niet zijn gemaakt om flexibel te zijn komt er dus een moment dat je deze wilt vervangen of uitfaseren.

Flexibiliteit van Baan ERP

In de maakindustrie komen we dit vaak tegen. In deze branche is bijvoorbeeld Baan (tegenwoordig Infor) een veelgebruikt ERP. Ook Exact Globe zien we regelmatig en in sommige gevallen zelfs de sterk verouderde AS/400. Dergelijke software vervult een belangrijke rol in de organisaties waar het is geïmplementeerd, maar is simpelweg sterk verouderd. Het is niet meegegroeid en dat is niet zo gek. Het was immers built to last en niet built to change, en dus nooit bedoeld om flexibel te zijn. Soms worden deze beperkingen aangepakt door maatwerk in het ERP te bouwen of functionaliteit anders te gebruiken dan hoe deze bedoeld is.

Maatwerk in een ERP problematisch?

Maatwerk in Baan ERP is absoluut een probleem. Wanneer er updates komen van het ERP, is de kans groot dat je het maatwerk (deels) opnieuw moet ontwikkelen. Dit is kostbaar. Als er geen updates meer komen levert dat vanzelfsprekend ook problemen op want dat betekent dat het einde van de levenscyclus is bereikt. Het verkeerd inzetten van functionaliteit veroorzaakt een gebrek aan structuur en kwaliteit in de onderliggende data. Dit geeft problemen wanneer je de data wilt hergebruiken in andere applicaties of voor Business Intelligence. Of wanneer je data wilt uitwisselen met ketenpartners, wat een belangrijke stap is in de digitale transformatie van de industrie. Slimmer werken betekent immers vaak ook slimmer samenwerken.

Een ERP vervangen

Waar begin je als je Baan ERP wilt vervangen? Stap één is het uitkleden van het verouderde ERP. Dit doe je door het maatwerk eruit te halen en dit op een andere manier, buiten het ERP, te implementeren. Hetzelfde geldt voor functionaliteit die eigenlijk verkeerd gebruikt wordt. Deze functionaliteit implementeer je ergens anders, buiten het ERP. Hiermee wordt het oude ERP weer standaard en bied je tegelijkertijd een betere gebruikerservaring aan je gebruikers. Doordat Baan ERP een stuk lichter is geworden zal het in veel gevallen ook beter presteren, waardoor de druk om het uit te faseren mogelijk afneemt. Vervolgens ga je de kernfunctionaliteit van het ERP stap voor stap in andere software onderbrengen.

Gebruik applicatieplatform Mendix

Voor sommige functies zullen passende standaardapplicaties (COTS) beschikbaar zijn. Zo niet, dan realiseer je applicaties op maat en dan ligt de keuze voor een applicatieplatform als Mendix voor de hand. In kleine stappen implementeer je al het maatwerk op dit platform en bouw je moderne, flexibele applicaties die je organisatie waardevol ondersteunen. Waar nodig koppel je deze met het oude ERP en de nieuwe applicaties in je applicatielandschap. Uiteindelijk is het oude ERP uitgefaseerd en is alle benodigde functionaliteit ondergebracht in de applicatie die deze het beste kan leveren. Gaandeweg implementeer je dus een best of breed strategie. Hierdoor kleed je dus het ERP uit én breng je gaandeweg al het maatwerk binnen je organisatie onder in één technologie. Het resultaat is niet alleen tevreden eindgebruikers maar ook een versimpeld applicatielandschap. Deze versimpeling heeft nog veel meer voordelen, lees hierover in je applicatielandschap versimpelen met Mendix.

Bedrijfsprocessen ondersteunen

Het draait dus allemaal om bedrijfsprocessen. Hoe kun je de processen en mensen in je organisatie zo goed mogelijk ondersteunen? Welke standaardsoftware is verkrijgbaar en wat moet er op maat worden gebouwd? Het gaat er immers om dat je organisatie vooruit geholpen wordt. Dit is ons specialisme.