In het bouwproces van Plegt-Vos bestellen uitvoerders op verschillende manieren de dagelijks benodigde materialen, bijvoorbeeld per mail en telefoon. De levering van de bestelling vindt vervolgens plaats op de bouwplaatsen. Op kantoor ontvangt men de factuur en verwerkt de administrateur deze in de administratie. Voor het vrijgeven van de facturen voor betaling, dient de uitvoerder deze te controleren en accorderen. De facturen gingen daarom vaak fysiek door het land om geaccordeerd te worden en het proces had daardoor een lange doorlooptijd en grote foutmarge.
In het inkoopproces zijn er vertragingen tussen het plaatsen van een bestelling, de levering ervan en het goedkeuren van de betaling. Dat zorgt voor uitdagingen. Weet de uitvoerder die de bestelling plaatste dan nog of er daadwerkelijk geleverd is wat er besteld was? Wat als die levering niet klopt? De focus lag op het optimaliseren van het inkoopproces, om deze te versnellen en fouten te voorkomen. Zo verlagen we de kosten en worden leveranciers op tijd betaald.
Om tot een oplossing te komen hebben we een ontwerpfase uitgevoerd met alle stakeholders. Dit waren onder andere de uitvoerders en financieel administrateurs. Tijdens de eerste workshop is het huidige proces in kaart gebracht en bepaald hoe het proces geoptimaliseerd zou worden. Op basis daarvan hebben we de schermen van de applicatie ontworpen. Tijdens de tweede workshop hebben we deze gepresenteerd. Deze visuele manier van werken creëerde veel enthousiasme. Het visuele ontwerp maakte het proces en de applicatie zichtbaar, waardoor er veel ideeën naar voren kwamen. Aan de hand daarvan verzamelden we feedback voor de finetuning van het ontwerp. Nadat deze was verwerkt hebben we het ontwerp opgeleverd met een demonstratie. In slechts drie weken zijn op deze manier succesvol een procesoptimalisatie en applicatie ontworpen.
We hebben een Mendix-applicatie ontwikkeld die is gekoppeld aan het ERP-systeem Metacom en de contractadministratie. Tevens zijn er integraties met leveranciers, zodat de gegevensuitwisseling automatisch kan worden afgewikkeld. De applicatie zorgt ervoor dat bestellingen direct en correct in de financiële administratie kunnen worden geboekt.
“Simplylogic is een IT-partner die Plegt-Vos helpt bij projectdefinitie en projectrealisatie. In de projectdefinitie is het team van Simplylogic heel sterk in het stellen van de ‘waarom-vraag’, op zo’n manier dat het bijna irritant wordt. Dat is nodig om scherp te krijgen wat nu écht nodig is om te ontwikkelen. In de projectrealisatie is de aanpak van visualisatie in de inventarisatiefase een heldere aanpak, de eigenaar weet precies wat hij mag verwachten.”
Ernst-Jan Companje
Financieel directeur Plegt-Vos
De wens van onze klant is ons vertrekpunt, daarin specialiseren wij ons binnen specifieke branches. Voor wie leveren we precies toegevoegde waarde? Volg onze business cases en leer meer over software-ontwikkeling binnen bouw, logistiek en de maakindustrie.
Samen met Hogeschool Utrecht hebben we een applicatie gerealiseerd waarin alle relevante informatie voor de gebruikers samen komt. Hierdoor heeft men centraal toegang tot persoonlijke informatie.
Dankzij de gerealiseerde oplossing heeft Asbestschakel een volledig digitaal proces voor het vervangen van asbestdaken. Voor dakeigenaren biedt het digitaal samenstellen van de dakvervanging een significante tijdsbesparing.
