Plegt-Vos | Digitaal bestelproces

“Op het moment dat de administratieve afhandeling van je bestelproces meer tijd kost dan het bestellen van de materialen is het echt tijd om na te denken over hoe dit anders kan.” 

Het digitaal bestelproces

In het bouwproces van Plegt-Vos bestelt men op verschillende manieren de dagelijks benodigde materialen. Dit gebeurd bijvoorbeeld per mail, telefoon, Whatsapp en aan de balie. De levering van de benodigde materialen vindt plaats op de bouwplaats waarna de uitvoerder controleert of het compleet en juist is. Vervolgens ontvangt men de factuur op kantoor en verwerkt de administrateur de facturatie. Voor het vrijgeven van de facturen voor betaling, dient de uitvoerder deze te controleren en accorderen. De facturen gingen daarom vaak fysiek door het land om geaccordeerd te worden en het proces had een lange doorlooptijd. Met de invoer van het digitaal bestelproces is deze lange doorlooptijd echter verleden tijd.

Transformatie

Samen met Plegt-Vos hebben we het inkoopproces getransformeerd en een applicatie gerealiseerd die dit ondersteunt. Het doel daarvan is dat de kosten van bestellingen direct en correct op het juiste project in de financiële administratie worden geboekt.

De voormannen op de bouwplaats kunnen digitaal materialen aanvragen bij de uitvoerder. Ook kan men een barcode van een eerder besteld product scannen om dit product opnieuw aan te vragen. De uitvoerder kan de materialen vervolgens bestellen of een verzamelbestelling doorzetten naar de leverancier. De applicatie ondersteunt een afroepproces, waardoor grote bestellingen in delen kunnen worden afgeroepen. Alle verwachte ontvangsten vanuit projectcontracten worden bij de start van een project reeds klaargezet zodat de uitvoerder deze niet meer hoeft aan te maken.

Bij ontvangst van de (deel)leveringen vergelijkt de uitvoerder de levering met de bestelling. Daarnaast geeft de uitvoerder eventuele afwijkingen aan en geeft daarmee direct zijn akkoord voor de factuur. Na ontvangst boekt men tevens een verplichting in de financiële administratie van Plegt-Vos voor de verdere afhandeling van het financiële proces door de administrateur.

Business case

Met behulp van het getransformeerde proces realiseert Plegt-Vos een significante tijdsbesparing. Het proces wikkelt zich hierdoor op een efficiënte wijze af en de verschillende stakeholders spenderen zo min mogelijk tijd aan administratieve handelingen. Daarnaast kunnen financiële verplichtingen effectiever worden nagekomen en is er inzicht in de kwaliteit van het leverproces van de leveranciers. Dit is waardevolle stuurinformatie voor verdere optimalisatie.

Oplossing

De gerealiseerde oplossing bestaat uit een op maat gemaakte Mendix-applicatie. De applicatie verzorgt de afwikkeling van het proces en is beschikbaar op desktop, tablet en mobiele telefoon. De applicatie is geïntegreerd met de financiële administratie voor de uitwisseling van verplichtingen. Daarnaast zijn er integraties ingericht met de contractmanagement applicatie voor de uitwisseling van projectcontracten en met leveranciers voor de uitwisseling van bestellingen, orderbevestigingen en pakbonnen.

Terug naar het overzicht