Alle contracten onder één knop

Prijsinformatie die keer op keer de beste inzichten geeft

Meer weten? Neem contact op

Plegt-Vos | Contractmanagement

“Direct inzicht in alle actuele prijzen, prijswijzigingen, alternatieve artikelen en contractafspraken beschikbaar door de gehele organisatie! Zo weten we zeker dat alle facturen die we ontvangen kloppen zonder extra administratieve last.”

Het proces van contractmanagement

In de projecten van Plegt-Vos maakt men gebruik van vaste leveranciers van materialen. Daarnaast zijn middels contracten prijsafspraken met deze leveranciers vastgelegd. Door deze informatie decentraal te beheren en te gebruiken bestonden er verschillende varianten, versies en dus waarheden. Waardoor er onvoldoende inzicht in het contractmanagement was en of de door de leverancier gehanteerde prijzen goed werden toegepast. Tenslotte waren de kosten voor projecten slechts beperkt voorspelbaar.

Transformatie

Samen met Plegt-Vos hebben we het contractmanagement getransformeerd en zodoende een applicatie weten te realiseren die dit proces ondersteunt. Zodoende liggen voortaan voor alle vestigingen van Plegt-Vos de prijsafspraken centraal vast. Daarnaast is er functionaliteit voor contract- en versiebeheer en worden van ieder artikel de wijzigingen en het prijsverloop bijgehouden. Daardoor kan er worden gestuurd op uitzonderingen, kunnen gelijke artikelen bij verschillende leveranciers worden vergeleken en kunnen substitutiegoederen worden ingesteld. Daarmee wordt de applicatie als bron gebruikt voor andere applicaties zodat overal dezelfde data beschikbaar is.

Business case

Dankzij de gerealiseerde oplossing heeft Plegt-Vos inzicht in prijswijzigingen en kan het hierin sturen op uitzonderingen. De gecentraliseerde, digitale beschikbaarheid van contracten, artikelen en prijzen maakt het hergebruik van deze informatie in andere applicaties gemakkelijk. Bovendien creëert het voorspelbaarheid van kosten en is de administratieve last van het contractbeheer significant verminderd.

De oplossing

De gerealiseerde oplossing bestaat uit een op maat gemaakte Mendix-applicatie. Deze applicatie verzorgt de afwikkeling van het proces en is beschikbaar op desktop, tablet en mobiele telefoon. De applicatie is geïntegreerd met de applicatie die het digitale inkoopproces ondersteunt. Bovendien bevat de applicatie slimme functionaliteit voor het importeren, beheren en structureren van contracten, artikelbestanden en prijslijsten.

Terug naar het overzicht