Alle contracten onder één knop

Prijsinformatie die keer op keer de beste inzichten geeft

Meer weten? Neem contact op

Plegt-Vos | Contractmanagement

“Direct inzicht in alle actuele prijzen, prijswijzigingen, alternatieve artikelen en contractafspraken beschikbaar door de gehele organisatie! Zo weten we zeker dat alle facturen die we ontvangen kloppen zonder extra administratieve last.”

Proces

In de projecten van Plegt-Vos wordt gebruik gemaakt van vaste leveranciers van materialen, waarmee middels contracten prijsafspraken voor artikelen worden vastgelegd. Doordat deze informatie decentraal werd beheerd en gebruikt bestonden er verschillende varianten, versies en dus waarheden. Hierdoor was onvoldoende inzichtelijk of de door de leverancier gehanteerde prijzen goed werden toegepast en waren de kosten voor projecten slechts beperkt voorspelbaar.

Transformatie

Samen met Plegt-Vos hebben we het contractmanagement getransformeerd en een applicatie gerealiseerd die dit proces ondersteunt. De prijsafspraken met leveranciers worden voortaan centraal vastgelegd en beheerd, voor alle vestigingen van Plegt-Vos. Er is functionaliteit voor contract- en versiebeheer en van ieder artikel worden wijzigingen en het prijsverloop bijgehouden. Hierdoor kan worden gestuurd op uitzonderingen, kunnen gelijke artikelen bij verschillende leveranciers worden vergeleken en kunnen substitutiegoederen worden ingesteld. De applicatie wordt vervolgens als bron gebruikt voor andere applicaties zodat overal dezelfde data beschikbaar is.

Business case

Dankzij de gerealiseerde oplossing heeft Plegt-Vos inzicht in prijswijzigingen en kan hierin op uitzonderingen worden gestuurd. De gecentraliseerde, digitale beschikbaarheid van contracten, artikelen en prijzen maakt het hergebruik van deze informatie in andere applicaties gemakkelijk en creëert voorspelbaarheid van kosten. Daarnaast is de administratieve last van het contractbeheer significant verminderd.

Oplossing

De gerealiseerde oplossing bestaat uit een op maat gemaakte Mendix-applicatie, die de afwikkeling van het proces verzorgt en beschikbaar is op desktop, tablet en mobiele telefoon. De applicatie is geïntegreerd met de applicatie die het digitale inkoopproces ondersteunt en bevat slimme functionaliteit voor het importeren, beheren en structureren van contracten, artikelbestanden en prijslijsten.

Terug naar het overzicht